Как правило, разрешения и ограничения в правах доступа к папкам определяют права пользователей ко всем документам и файлам, находящимся внутри них. Новые файлы и папки, которые создаются пользователями, по умолчанию получают набор наследуемых разрешений от родительской папки. Все документы и файлы, которые создаются в папке «Паспортные данные сотрудников» будут доступны только для уполномоченных лиц отдела по работе с персоналом и бухгалтерии.
Наследуемость данных может быть изменена вследствие действий пользователей. Ежедневно сотрудники организации копируют и перемещают файлы, создают новых владельцев документа и новые уровни доступа. Таким образом, сторонние пользователи могут получить избыточные права доступа. Например, копия папки Финансовый аудит, перемещенная в другую папку с целью печати документа может оказаться в открытом доступе. При наличии избыточных прав пользователи системы могут изменить, удалить важную информацию или воспользоваться ей в мошеннических целях.
Информация о файлах с ненаследуемыми правами отображается на дашборде Статистики по файлам. Также оператор системы может открыть и настроить подробный отчет по файлам и папкам с ненаследуемыми правами: название папки, соответствие стандартам, уровни доступа и владельцы, наличие дубликатов, статистика по событиям и так далее.